Comment Organiser Un événement D’entreprise Réussi

organise an eventJe prépare actuellement un grand événement régional ici au Royaume-Uni. Si vous devez planifier vous-même un événement prestigieux, vous apprécierez peut-être mon guide sur les aspects de l’organisation d’un événement, du début à la fin !

1. Définissez vos objectifs de l’événement

organise an eventQuel est le concept ? Avant de commencer à organiser votre événement, écrivez quelques lignes sur le sujet de l’événement et sur ce que vous espérez réaliser. À ce stade, il est utile de rencontrer toutes les personnes concernées pour discuter de l’événement. Voici une liste de points à aborder :

  • Décider du sujet de l’événement
  • Discutez de ce que vous espérez réaliser, par exemple
  • Rehausser le profil de votre entreprise/organisation
  •  Établir un réseau avec quelques prospects dans un environnement détendu
  • Quand voulez-vous organiser l’événement ?
  • Où voulez-vous l’organiser ?
  • Qui voulez-vous inviter à l’événement ? Combien de personnes ?
  • Comment et où allez-vous promouvoir l’événement pour vous assurer qu’ils viennent ?
  • Voulez-vous des intervenants extérieurs ? Si oui, qui ? De quoi parleront-ils ?
  • Quel est le budget dont vous disposez pour l’événement ?

DES ÉLÉMENTS À PRENDRE EN COMPTE :

o Que se passe-t-il d’autre en même temps que votre événement (à la fois au sein de votre organisation et à l’extérieur) – cela aura-t-il un impact sur votre événement ?

o Si vous organisez, par exemple, une session de formation, avez-vous identifié un besoin suffisant pour ce sujet particulier ?

o Si vous invitez des orateurs extérieurs, assurez-vous toujours que, dans la mesure du possible, vous disposez d’une “réserve” au cas où votre premier choix ne serait pas disponible. Si vous avez des contacts existants, c’est très bien, mais assurez-vous qu’ils seront compétents et “sur message” – en cas de doute, contactez une agence pour obtenir des conseils (je recommande http://www.speakers-uk.com/ pour la seule raison qu’ils passeront toujours du temps avec vous pour s’assurer que vous avez une liste des bonnes personnes au bon prix). Faites attention aux clauses de dépenses, car il peut s’agir de coûts cachés qui gâtent votre budget.

2. Planification et logistique

Nommez une personne responsable :

Garder une trace de toutes les tâches de l’événement

  1.  ce qui a été fait
  2.  ce qu’il reste à faire
  3. qui doit le faire
  4. lorsque cela doit être fait par
  5. budget et dépenses réelles

Créez une feuille de calcul détaillant toutes les tâches de l’événement. Cela garantit que toutes les tâches de l’événement sont enregistrées au même endroit, de sorte que rien ne soit manqué ou oublié.

Organisez régulièrement des réunions d’avancement pour toutes les personnes impliquées dans l’événement afin de vous assurer que tout le monde est au courant de l’état d’avancement de l’événement, ainsi que des problèmes qui ont pu survenir. Toute autre tâche découlant de ces réunions doit être assignée et enregistrée dans le tableur de planification. En fonction du nombre de personnes impliquées, il peut également être utile de rédiger un compte rendu de la réunion.

Voici les principaux points à prendre en compte – bien que cela varie en fonction de la nature de votre événement.

Calendrier

o Prévoyez suffisamment de temps pour planifier et organiser l’événement, en particulier si vous invitez des intervenants extérieurs, car leurs agendas se remplissent rapidement. Un mois est probablement le strict minimum – plus si c’est un grand événement avec de nombreux orateurs.

  • Vérifiez les délais !
  • Assurez-vous que tout est organisé en temps utile avant l’événement, afin de ne pas vous laisser envahir par une panique de dernière minute la veille.
  • Si vous vous retrouvez avec seulement quelques personnes inscrites à seulement 2 ou 3 semaines de votre événement, ne paniquez pas. C’est assez normal – nous constatons que la plupart des gens ne s’inscrivent à nos manifestations qu’une ou deux semaines avant.

Lieu de la manifestation et restauration

o Décidez du lieu de votre manifestation, en tenant compte des facteurs suivants (selon la nature de la manifestation, vos besoins varieront) :

Lieu – est-il facilement accessible pour le public visé ?

Taille – idéalement, vous souhaitez un lieu qui conviendra à tous, mais pas trop grand pour que vous ayez beaucoup d’espace libre

Le coût – pouvez-vous vous le permettre ? Si votre événement est lié à une cause caritative, n’oubliez pas que certains lieux offrent une réduction aux organisations caritatives et à but non lucratif, il vaut donc la peine de demander

Disponibilité – de nombreux lieux populaires se réservent des mois (voire des années) à l’avance, ce qui vous oblige parfois à chasser

Installations – Fournissent-elles des services de restauration ? Ont-ils un accès pour les personnes handicapées ? Équipement pour les événements (par exemple, projecteur de données) ?

Politique d’annulation – si vous devez annuler votre événement pour une raison quelconque, vous devez vérifier si vous allez perdre de l’argent

Une fois que vous avez réservé votre salle, vérifiez quand elle doit être payée – puis assurez-vous qu’elle est payée à temps !

Décidez du type de restauration dont vous avez besoin pour votre événement (cela peut dépendre de votre budget).
Les gens ont tendance à être heureux s’ils sont bien nourris et bien arrosés – assurez-vous donc qu’il y a assez de nourriture et de boissons pour tout le monde, car c’est l’une des choses qu’ils ne manqueront pas de retenir de votre événement !

Si vous faites appel à une entreprise de restauration extérieure, vérifiez si elle facture des frais de livraison, car cela peut augmenter vos coûts.

Demandez à vos participants s’ils ont des exigences alimentaires particulières et, si possible, essayez de répondre à leurs besoins. Le végétarisme étant assez répandu de nos jours, assurez-vous qu’il y a suffisamment de nourriture végétarienne (à titre indicatif, commandez moitié végétal, moitié non végétal).

Vérifiez la date limite de commande des services de restauration – et encore une fois, assurez-vous qu’ils sont payés à temps !

Intervenants

Une fois que vous avez décidé qui vous souhaitez inviter à votre événement, invitez-les. Dans un premier temps, il peut s’agir d’un appel téléphonique pour vérifier leur disponibilité, mais il faut ensuite leur envoyer un courriel ou une lettre les informant :

  1. le sujet de l’événement et le moment où il aura lieu
  2. ce dont vous voulez qu’ils parlent, y compris une liste de points de questions que vous voulez qu’ils couvrent
  3. à quelle heure vous souhaitez qu’ils prennent la parole (ceci est particulièrement important s’il s’agit d’un événement qui dure toute la journée, car ils ne pourront peut-être pas s’engager pour une journée entière)
  4. qui d’autre prend la parole lors de l’événement
  5. le public visé par l’événement
  6. le lieu (si cela a déjà été confirmé)
  • o Tenez vos orateurs informés de tout changement apporté à l’événement et envoyez-leur par e-mail un plan/agenda complet de l’événement une fois qu’il est confirmé. Vous pouvez également leur envoyer des copies de tout matériel promotionnel que vous produisez. J’aimerais rencontrer mes principaux orateurs une semaine environ avant l’événement pour régler les derniers détails.
  • o Pour les séminaires/conférences au cours desquels vos orateurs font des présentations officielles, il est utile de préparer des documents à distribuer aux délégués pour toutes les présentations, ainsi que des biographies des orateurs. Vous aurez donc besoin de ces informations au préalable de la part de vos orateurs. Dites-leur que vous avez besoin de leur présentation et de leur biographie au moins deux jours avant l’événement – bien que vous puissiez constater que vous ne les recevez pas avant le jour de l’événement ! Si c’est le cas, demandez-leur d’apporter des copies avec eux.
  • o Il est également utile d’avoir la présentation à l’avance afin de pouvoir la charger sur l’ordinateur que vous utilisez, pour éviter tout problème informatique de dernière minute. Cela permet également d’éviter toute surprise dans les présentations !

Respecter la législation :

o Une assurance responsabilité civile est requise

o Une licence de divertissement public/une licence de jeu peut être exigée pour les événements de collecte de fonds – vérifiez auprès de votre autorité locale les exigences relatives aux événements publics

o Évaluation des risques – des guides sont disponibles sur le site web du Health and Safety Executive
http://www.hse.gov.uk/pubns

Invitations et promotion :

Une fois que vous avez décidé qui vous voulez inviter à votre manifestation – quel type de personnes – vous devez trouver le meilleur moyen de les faire venir à votre manifestation.

o Pensez à votre événement et aux personnes que vous voulez y assister – qu’est-ce qu’il a de si spécial ? Pourquoi les gens devraient-ils venir à votre manifestation et non à celle de quelqu’un d’autre ? Qu’est-ce qu’ils retireront de leur participation à votre manifestation ? Énumérez au moins trois raisons – ce sont vos arguments de vente uniques (USP) et ils devraient constituer la base de tout matériel promotionnel que vous créez pour votre événement.

o Si vous disposez d’une liste de diffusion pour votre public cible, envoyez-lui des invitations personnalisées de qualité. N’oubliez pas d’y inclure des détails sur la manière de réserver une place ou sur les endroits où vous pouvez obtenir des informations complémentaires. Les invitations peuvent être envoyées par courrier électronique ou par lettre. Les deux méthodes ont leurs avantages et leurs inconvénients et celle que vous choisissez dépend de vos ressources.

o Si votre organisation dispose d’un site web, indiquez-y l’événement. Si d’autres organisations travaillant dans le même domaine ont un agenda des événements sur leur site web, demandez-leur de l’y inscrire.

o Vérifiez s’il existe une e-news qui est envoyée aux personnes de votre public cible. Si c’est le cas, voyez si vous pouvez y faire figurer l’événement. C’est un moyen particulièrement efficace de promouvoir votre événement, car les destinataires auront choisi de recevoir l’e-news et seront donc intéressés par le domaine.

o Si vous planifiez votre événement suffisamment à l’avance, vous pouvez également le faire figurer dans la page des événements des magazines et des bulletins d’information. Là encore, vérifiez ce que votre public cible lit – et n’oubliez pas de vérifier la date limite !

o En fonction de votre budget, vous pouvez également faire imprimer des dépliants pour l’événement. Il est important de veiller à ce qu’ils soient imprimés dans une qualité élevée, car cela donnera à votre organisation une apparence beaucoup plus professionnelle – ce qui est particulièrement important si vous essayez d’attirer un public professionnel ! Là encore, vérifiez les horaires avec les imprimeurs avant de vous engager – il n’y a rien de pire que d’avoir une boîte pleine de flyers et de ne pas avoir le temps de les distribuer avant l’événement.

o Si vous faites imprimer des flyers, prévoyez où vous allez les distribuer et les ressources nécessaires.

o Vous pouvez inviter la presse, en particulier s’il s’agit d’un événement en plein air ou familial. Rédigez un communiqué de presse concernant l’événement ou demandez à quelqu’un comme le Service de rédaction des communiqués de presse d’en rédiger et d’en distribuer un (www.pressreleasewritingservice.co.uk). Il est généralement préférable d’inviter la presse locale plutôt qu’un journal ou un magazine national – les gens sont plus susceptibles de lire la couverture de leur journal local que n’importe quel autre ! De plus, si l’un des objectifs de votre événement est de rehausser le profil de votre organisation ou d’impliquer davantage de personnes locales, une couverture de la presse locale est un excellent moyen (gratuit !) de le faire. En cas de doute, faites appel à une société locale de marketing et de relations publiques.

o Une fois que les personnes se sont inscrites à l’événement, confirmez leur réservation, soit par courrier électronique, soit par téléphone, soit par lettre. Demandez-leur où ils ont entendu parler de l’événement, afin de pouvoir évaluer les méthodes de promotion les plus efficaces.

3. La veille et le jour même

Espérons que tout se soit bien déroulé jusqu’à présent, et qu’il n’y ait pas de panique de dernière minute…

La veille

o Si cela est approprié à l’événement, dresser une liste de tous les participants et fabriquer des badges nominatifs (n’oubliez pas les orateurs !)

o Le cas échéant, créer et compiler des dossiers de délégués. Ce que vous incluez dépend de vous et de la nature de votre événement, mais il peut s’agir d’un ordre du jour, de copies des présentations, de biographies des orateurs, de listes de délégués, de formulaires de retour d’information, de matériel promotionnel sur votre organisation, d’événements à venir et de détails sur d’autres lectures suggérées.

o Décidez qui va faire quoi pendant la journée, et assurez-vous que chacun sait quel est son rôle, où il doit être et à quelle heure.

o Créez une liste de contrôle de tout ce que vous devez apporter à l’événement. Commencez à rassembler tout cela en une seule pile et cochez les choses sur la liste une fois qu’elles ont été ajoutées à la pile.

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