Comment Les Organisateurs D’événements Risquent Tout

organise an eventDans tout secteur d’activité dynamique et entrepreneurial comme celui de l’événementiel, il n’est pas surprenant que la prise de risque soit un élément courant et probablement nécessaire à la création d’une entreprise prospère et rentable.

Quelle entreprise existe sans prendre quelques risques de temps en temps ? Le risque est peut-être un investissement dans de nouveaux locaux, l’achat d’une entreprise rivale ou l’entrée sur un nouveau marché.

De tels risques ne sont pas assurables. S’ils l’étaient, nous aurions des hommes d’affaires terribles qui prendraient des décisions terribles mais ne subiraient jamais les conséquences de telles décisions !

Les entreprises qui dépassent leur première année et connaissent un succès relatif doivent constamment évoluer pour le rester.

Cela implique qu’elles réinventent leurs propositions aux clients, qu’elles acquièrent de nouveaux collaborateurs et qu’elles deviennent généralement de plus en plus performantes dans ce qu’elles font. Avec la croissance et le succès viennent les inévitables exigences procédurales. La finance, la fiscalité, la conformité, la santé et la sécurité, la gestion des risques et les assurances, etc. sont autant de domaines qui ne sont pas attrayants pour les entrepreneurs, mais qui restent fondamentalement importants.

Après avoir travaillé dans le secteur de l’assurance événementielle pendant plusieurs années, je peux vous dire que la plupart des sociétés d’événementiel souscrivent une assurance pour deux raisons :

1) Il s’agit d’une exigence légale – par exemple, la responsabilité des employeurs qui est une exigence légale pour toutes les entreprises britanniques.

2) Il s’agit d’une exigence contractuelle – par exemple, l’organisateur est informé qu’il doit avoir une assurance responsabilité civile ou qu’il ne sera pas négocié avec elle. Cette exigence est commune aux sites et aux organisateurs d’événements, mais aussi aux organisateurs d’événements et aux exposants.

De ces raisons “forcées” de souscrire une assurance est donc née une tendance générale. Un organisateur me dira ce que je dois avoir (parce qu’on me le demande), et à quel prix je peux l’acheter.

Le marché de l’assurance a réagi et un système d’achat en ligne ou par téléphone, très rentable, a vu le jour… qui vend des assurances responsabilité civile et responsabilité des employeurs.

En principe, il n’y a rien de mal à cette facilité ; en fait, nous proposons également des polices d’assurance responsabilité civile standard en ligne. Le problème est que les organisateurs doivent faire un choix éclairé.

Malheureusement, il y a eu un oubli à la fois chez les acheteurs d’assurance et, peut-être plus important encore, chez les vendeurs d’assurance, les agents. La raison pour laquelle une personne ou une entreprise devrait souscrire une assurance est de se protéger contre le risque incertain, mais tout à fait possible, d’un sinistre. Il peut s’agir d’une réclamation d’un membre du public blessé ou d’un incendie qui a endommagé une salle d’exposition. Ces deux cas peuvent donner lieu à des réclamations d’assurance très différentes, mais qui, en fin de compte, entraînent un coût financier pour l’organisateur.

La protection de leurs revenus est un domaine de couverture important que les organisateurs semblent éviter ou qui leur fait défaut. Ces revenus sont essentiels non seulement pour le succès de l’entreprise, mais aussi pour sa survie.

Nous avons mentionné que la plupart des décisions commerciales générales ne peuvent pas être assurées, comme la création d’un événement qui n’a pas de marché cible et donc personne ne se présente !

Ce qui peut et doit être assuré, c’est la “protection des revenus”. Cette protection protège les organisateurs d’événements contre les risques liés à l’incertitude et aux circonstances qui ne peuvent être prévues ou prises en compte d’une autre manière.

Parmi les risques évidents, on peut citer un incendie ou une inondation sur le lieu de l’événement. Cependant, il existe de nombreuses autres circonstances imprévisibles qui peuvent entraîner des perturbations et des pertes pour l’organisateur.

Nous avons vu le nuage de cendres volcaniques, la grève industrielle et la menace terroriste qui ont tous mis un terme aux grandes villes et aux événements qui s’y déroulaient.

organise an eventSi vous êtes un organisateur d’événements, il est temps d’ouvrir votre esprit et d’être honnête avec vous-même en répondant aux questions ci-dessous :

– Mon événement pourrait-il être perturbé de quelque façon que ce soit en raison de circonstances échappant à mon contrôle direct ?

– Si elle était perturbée, combien cela me coûterait-il financièrement ? Soit en coûts supplémentaires pour sauver l’événement, et/ou en perte de revenus/bénéfices ?

– Suite aux coûts supplémentaires et à la perte de revenus, mon entreprise survivrait-elle et dans quel état ? Devrais-je licencier des personnes ?

Si vous pensez que votre manifestation pourrait être perturbée mais qu’il n’y a pas de répercussions financières, examinez les points suivants :

– 90% des sites ne rembourseront pas leurs coûts aux organisateurs, sans parler des pertes de bénéfices en cas d’annulation ou de perturbation de la manifestation. Vérifiez le contrat !

– Combien coûterait la réorganisation de l’événement s’il devait être reprogrammé ? Tenez compte des coûts de marketing et des pertes potentielles d’exposants en cas de reprogrammation de l’événement.

– Pensez à l’effet sur la relation avec les exposants/visiteurs. Si l’événement reposait sur la répétition de la coutume pour un succès futur, il est probable que les Exposants et les Visiteurs devraient être dédommagés si l’événement ne pouvait pas se dérouler comme prévu. Sinon, ces clients pourraient être perdus à jamais.



Cet article peut sembler être un sermon, mais c’est parce que je crois que les organisateurs veulent se protéger de manière adéquate. Je pense qu’il est du devoir du courtier d’assurance d’attirer l’attention de l’organisateur d’un événement sur les risques qu’il encourt et de lui proposer des solutions d’assurance possibles.

Si un organisateur examine toutes les options et décide qu’une assurance particulière est appropriée ou non, c’est très bien. Il s’agit de prendre une décision en connaissance de cause.

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